A qualidade do sistema começa na qualidade do pedido. Estas práticas vêm da experiência real de gerar sistemas — inclusive o nosso próprio CRM de clínicas.
Descreva o que a operação faz hoje#
O erro mais comum é descrever o sistema ideal imaginado em vez da operação real. Comece pelo que acontece de verdade: quem atende o telefone, o que anota, onde anota, o que acontece quando o cliente chega. O sistema ideal evolui depois, pela conversa — a operação real é a fundação.
- Bom: "A recepção anota o agendamento num caderno com nome, telefone e horário. No fim do dia, a gente passa para uma planilha de pagamentos."
- Menos bom: "Quero um sistema completo de gestão integrada com dashboard de indicadores."
Dê exemplos concretos#
Um exemplo vale por três parágrafos de abstração. Em vez de "preciso controlar pacotes", diga: "o cliente compra um pacote de 10 sessões por um preço fechado; cada atendimento desconta uma sessão; quando faltam 2, quero avisar ele".
Conte as exceções — elas são o seu negócio#
Todo negócio real é feito de exceções: o convênio que paga diferente, o horário especial de sábado, o cliente antigo com desconto. É exatamente o que sistemas prontos não acomodam — e o que a BIA acomoda bem, se você contar. Liste as exceções junto com a regra: "consulta dura 30 minutos, exceto primeira consulta, que dura 1 hora".
Um assunto por pedido#
Nas evoluções do sistema, pedidos separados saem melhor que um parágrafo com cinco mudanças. "Adiciona campo de convênio no cadastro" e depois "cria relatório de pendências por convênio" — em vez de tudo de uma vez. A BIA processa pedidos compostos, mas pedidos focados geram planos mais precisos e verificações mais rápidas.
Explique o porquê#
"Preciso do campo convênio porque o repasse é diferente por convênio" diz muito mais que "adiciona campo convênio". Com o porquê, a BIA acerta o formato do campo, as regras associadas e até o relatório que você ainda não pediu.
Dica: não se preocupe em "falar bonito" ou usar termo técnico. A BIA foi feita para entender a linguagem de quem opera o negócio — "encaixe", "repasse", "pacote", "fechamento do dia". Use as suas palavras.
O que evitar#
- Pedidos vagos — "melhora a agenda" não dá para verificar. "A agenda precisa mostrar os três profissionais lado a lado" dá.
- Termos de outros sistemas — em vez de "quero igual ao sistema X", descreva o comportamento: o que aparece na tela, o que acontece ao clicar.
- Tudo de uma vez — comece pelo núcleo da operação (agenda, cadastro, pagamento). Módulos e refinamentos entram melhor depois que o núcleo está rodando.